Kính chào Ông/Bà.

Qua nội dung phản ánh của Ông/Bà, Sở Xây dựng có ý kiến trả lời như sau:

1. Về việc không có giấy hẹn ngày trả hồ sơ khi gửi qua Văn thư:

Hiện tại, Sở Xây dựng đang thực hiện việc tiếp nhận và xử lý văn bản, công văn đến Văn thư theo Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ về công tác văn thư và Quyết định số 18/2021/QĐ-UBND ngày 30/3/2021 của UBND tỉnh Thừa Thiên Huế ban hành Quy định công tác văn thư trên địa bàn tỉnh Thừa Thiên Huế.

Khi tiếp nhận văn bản giấy đến cơ quan, ngay trong ngày, Văn thư của Sở Xây dựng sẽ kiểm tra tính hợp lệ của văn bản, sau đó nhập thông tin và số hóa (scan) văn bản vào phần mềm Quản lý văn bản và điều hành của tỉnh; đồng thời văn bản sẽ được chuyển trên hệ thống đến Lãnh đạo Sở để xử lý, chỉ đạo thực hiện. Tại Sở Xây dựng, toàn bộ quy trình xử lý văn bản đều được thực hiện hoàn toàn trên môi trường mạng và trên phần mềm từ Văn thư, đến Lãnh đạo Sở, Lãnh đạo các phòng chuyên môn, đơn vị và chuyên viên thụ lý.

Theo Nghị định số 30/2020/NĐ-CP và Quyết định số 18/2021/QĐ-UBND, đều không quy định việc ghi giấy hẹn ngày trả hồ sơ đối với các văn bản gửi đến Văn thư; thời gian giải quyết của từng loại hồ sơ được thực hiện theo quy định và áp dụng theo quy trình ISO 9001:2015 do Sở Xây dựng ban hành.

2. Về việc nộp và giải quyết hồ sơ đối với nội dung điều chỉnh quy hoạch cục bộ và lấy ý kiến tổng mặt bằng các khu dân cư:

Theo các văn bản của Trung ương và của Tỉnh thì chưa quy định thủ tục hành chính liên quan đến điều chỉnh quy hoạch cục bộ và lấy ý kiến tổng mặt bằng các khu dân cư, nên Sở Xây dựng không thể đưa vào tiếp nhận tại Trung tâm Phục vụ hành chính công của tỉnh.

Tuy nhiên, để quản lý chất lượng, tiến độ và thời gian giải quyết công việc, Sở Xây dựng đã ban hành quy trình quản lý chất lượng theo Tiêu chuẩn Quốc gia TCVN ISO 9001:2015 cho 02 nội này và được công khai trên Trang thông tin điện tử của Sở, cụ thể:

- Quy trình SXD-QT.79 về thẩm định điều chỉnh (cục bộ) quy hoạch xây dựng, có thời gian giải quyết là 15 ngày làm việc;

- Quy trình SXD0QT-75 về thỏa thuận phương án tổng mặt bằng, có thời gian giải quyết là 10 ngày làm việc.

Và song song đó, Sở Xây dựng đã áp dụng vào vận hành hệ thống phần mềm quản lý ISO để kiểm soát việc thực hiện đối với các quy trình công việc của Sở, trong đó có 02 quy trình nêu trên.

Qua kiểm tra hệ thống, ngày 16/7/2021, Sở Xây dựng không tiếp nhận hồ sơ liên quan do Ban quản lý dự án huyện Phú Lộc có nộp liên quan 02 nội dung nêu trên. Do đó, Sở Xây dựng đề nghị quý Ban liên hệ với Văn phòng Sở Xây dựng để kiểm tra hồ sơ liên quan; trên cơ sở đó Lãnh đạo Sở Xây dựng sẽ có biện pháp chấn chỉnh kịp thời đối với các phòng chuyên môn thuộc sở chưa giải quyết hồ sơ theo đúng quy định do sở ban hành.

Sở Xây dựng chân thành cảm ơn phản ánh của quý Ông/Bà và mong tiếp tục nhận được phản ánh trong thời gian tới.